Registreren en aanmelden
Wat is registratie?
Antwoord: Om te kunnen inschrijven voor (vakantie-) opvang, een kamp en/of een activiteit dien je eerst een account aan te maken. De registratie kan je doen via de knop ‘registreer met eID’ of via de knop ‘registreer zonder eID’. Dit verloopt in verschillende stappen:
- Stap 1: maak een account aan. Let op, geef hiervoor de gegevens van de ouder op.
- Stap 2: na het doorlopen van de registratieprocedure, ontvang je een activatiemail op je emailadres. Je kan je account activeren door op de link in de mail te klikken.
- Stap 3: vervolgens kan je inloggen op je account en jouw gezinsleden toevoegen. Om de registratie vlot te doorlopen, hou je best je eigen rijksregisternummer en dat van je kinderen bij de hand. Je kan dit terugvinden op de identiteitskaart, de SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit.
Waar vind ik mijn rijksregisternummer?
Antwoord: Je vindt je rijksregisternummer op je identiteitskaart, je SIS-kaart of de klevertjes van de mutualiteit. Het nummer begint met de laatste 2 cijfers van je geboortejaar. Voorbeeld: je bent geboren op 16 september 1971, je rijksregisternummer begint met 710916.
Is het noodzakelijk om aan te melden?
Antwoord: Als je niet aangemeld bent, dan kan je het hele vakantieaanbod bekijken, maar kan je nergens voor inschrijven. Wil je inschrijven voor een kamp of activiteit dan moet je je eerst aanmelden met jouw gebruikersnaam en paswoord zoals je die in jouw account hebt ingegeven. Heb je nog geen account? Volg de stappen bij de vraag ‘Wat is registratie?’
Ik ben mijn wachtwoord vergeten.
Antwoord: Klik onder aanmelden op ‘paswoord vergeten’, je zal een link toegestuurd krijgen om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.
Hoe verander ik mijn persoonlijke gegevens of instellingen?
Antwoord: Als je ingelogd bent, klik je in het menu rechts op het scherm ‘mijn contactgegevens’, ‘mijn gezin’ of ‘mijn logingegevens’.
Kan ik via mijn account inschrijven voor andere kinderen dan mijn eigen kinderen?
Antwoord: Neen, diegene die de inschrijvingen doet ontvangt alle briefwisseling (bevestiging van betaling, bevestiging van inschrijving, fiscale attesten, facturen, enz.).
Ik kan mijn kind niet inschrijven voor een activiteit.
Antwoord: Dit kan meerdere oorzaken hebben:
- Niet alle verplichte vragen zijn ingevuld. Bij het aanmaken van een kind zijn bepaalde vragen verplicht in te vullen (vb. medische gegevens).
- Jouw kind heeft niet de juiste leeftijd voor deze activiteit.
- Jouw kind beschikt niet over de noodzakelijke competenties. Vb. voor bepaalde zwemactiviteiten kan gevraagd worden dat het kind reeds een zwembrevet behaalde.
- De activiteit is volzet, dan kan je jouw kind inschrijven op de reservelijst (zie vraag: wat gebeurt er als ik op de reservelijst sta?).
- De facturen werden niet betaald.
Werking opvang en activiteiten
Je kind komt voor de eerste keer naar activiteiten van het lokaal bestuur Morstel.
Antwoord: Komt je kind voor de eerste keer naar de activiteiten dan dien je de volgende stappen te doorlopen:
- Maak een account aan op Kwandoo (zie vraag: wat is registratie?).
- Vul de verplichte vragenlijst in.
- Je kan vanaf nu inschrijven in activiteiten van het lokaal bestuur.
Wat gebeurt er als ik op de wachtlijst sta?
Antwoord: Wanneer activiteiten volzet zijn, kan je ervoor kiezen om je in te schrijven op de wachtlijst. De dienst contacteert je als er plaatsen vrijkomen.
Wat doe ik als mijn kind ziek is?
Antwoord: Als je kind ziek is kan het niet terecht in de activiteiten. Contacteer ons steeds wanneer jouw kind niet naar de activiteit kan komen.
Indien een meerdaagse activiteit begonnen is en je kind wordt ziek, dan betalen we 50% van de niet bijgewoonde dagen terug mits voorlegging van een doktersbriefje.
Indien de activiteit nog niet begonnen is en je kind wordt ziek, dan betalen we het volledige bedrag van de activiteit terug mits voorlegging van een doktersbriefje.
Wat doe je als je een inschrijving wil annuleren?
Antwoord: Voor speelpleinwerking:
- Bij annulering tot 1 werkdag voor de aanvang van de activiteit betalen we je inschrijvingsgeld terug, op voorwaarde dat de plaats van je kind wordt ingenomen door een kind dat op de wachtlijst stond.
- Bij annulering op minder dan 1 werkdag voor de aanvang van de activiteit betalen we niets terug.
- Indien de activiteit nog niet begonnen is en je kind wordt ziek, dan betalen we het volledige bedrag van de activiteit terug mits voorlegging van een doktersbriefje.
Wat breng ik mee naar de activiteiten?
Antwoord:
- Breng je kind naar onze activiteiten in sportieve kledij of speelkledij. De kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kledij die aangepast is aan de weersomstandigheden. Een pet en zonnecrème bij warm weer, regenjas bij slecht weer,…. Geef kleuters reservekledij mee.
- Zorg bij de sportactiviteiten telkens voor aparte schoenen voor binnen en buiten.
- Bij activiteiten die een hele dag duren, geef je je kind een drinkbus met water mee, een lunchpakket en een gezond tussendoortje voor de voormiddag en namiddag.
- Een week voor de activiteit krijg je van ons nog bericht met specifieke instructies voor de gekozen activiteit.
Verspreiden van foto's.
Antwoord: Tijdens de activiteiten worden foto’s gemaakt. Door je kind in te schrijven neem je hier kennis van en geef je ons de toestemming om het beeldmateriaal te gebruiken op websites en/of publicaties. Indien je niet wil dat we beeldmateriaal van je kind maken, geef je dit aan in Kwandoo.
Algemeen gegevens
In de opvang, zowel de naschoolse als tijdens de vakanties, worden je gegevens gebruikt bij problemen of noodsituaties.
Bijvoorbeeld: als je kind plots ziek wordt, kan je meteen opgebeld worden. Deze gegevens worden dan ook gedeeld met
de begeleiders, animatoren en monitoren. Zij hebben op hun beurt een formulier getekend om je gegevens enkel te
gebruiken als dusdanig.
Volgende gegevens zullen gedeeld worden: je naam, telefoonnummer en/of gsmnummer, e-mailadres en alle
medische gegevens van je kind die relevant zijn voor de mentale en fysieke gezondheid van hem of haar tijdens de
opvangperiode. Door het geven van medische gegevens geef je uitdrukkelijke toestemming dat deze gegevens gedeeld
mogen worden in het belang van je kind.
Bewaartijd
Het fotomateriaal kan bewaard worden door de communicatiedienst in een beelddatabank tot je aangeeft dat het beeldmateriaal verwijderd moet worden.
Algemene informatie
• Wat je als ouder vandaag beslist staat niet noodzakelijk vast voor de volledige opvangperiode. Je kan op elk moment je beslissing herzien.
• Je hebt het recht beeldmateriaal van je kind te laten verwijderen van alle door de opvang beheerde media, zonder opgave van de reden.
• Je hebt recht op informatie, toegang, verbetering en verzet. Voor meer info kan je onze privacyverklaring raadplegen.
Wil je je rechten uitoefenen of heb je nog vragen? Contacteer hiervoor de verantwoordelijke.Ongeval op kamp of tijdens een activiteit?
Antwoord: De deelnemers zijn verzekerd voor alle gebeurlijke ongevallen ten gevolge van onze activiteiten. Schade veroorzaakt aan kleding, uurwerken, juwelen alsook verlies of diefstal, worden niet gedekt door de verzekering.
Als je kind een ongeval krijgt, krijg je een ongevallenformulier mee. Je vult de gegevens van het kind aan en laat een arts de medische verklaring invullen. Je bezorgt de documenten binnen de 48 uur aan de dienst die ze vervolledigt. Je betaalt alle kosten zelf en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Aan de apotheker vraag je een onkostennota. Beide documenten bezorg je aan de verzekering. Bewaar hiervan een kopie tot het ongeval volledig afgehandeld is.Aansprakelijkheid?
Antwoord: De inschrijver verklaart dat de deelnemer over een normale gezondheid beschikt en heeft kennis genomen dat de aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt wanneer het kind wordt afgehaald. We zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen. Breng dus geen waardevolle spullen mee. Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt dan moet jij (of je familiale verzekering) de kosten betalen
Mijn kind gaat voor het eerst naar de activiteiten, kan ik een rondleiding krijgen?
Antwoord: Ja, bij de eerste inschrijving is er altijd de mogelijkheid om een rondleiding te krijgen. Het is ook mogelijk om op een ander moment samen met je kind langs te komen. Maak hiervoor een afspraak.
Betalingen
Betalingsvoorwaarden?
Antwoord:
Alle activiteiten moeten vooraf betaald worden. Er kan online betaald worden bij inschrijving. Voor de extra opvang kan je vooraf inschrijven en online betalen, onverwachte of sporadische opvang zal na afloop van de vakantieperiode gefactureerd worden.
Betaling van de factuur dient binnen de maand te gebeuren. Bij niet betaling kan een kind, na twee aanmaningen en een aangetekend schrijven, uitgesloten worden om in te schrijven voor nieuwe activiteiten.
Lukt het niet om het volledige bedrag onmiddellijk te betalen, neem dan contact op, we zoeken samen naar een oplossing.
Ik heb een vraag over mijn factuur.
Antwoord: Bij vragen over facturen dient contact opgenomen worden met de cel vrije tijd. Doe dit zo snel mogelijk na ontvangst van de factuur. Eventuele fouten worden rechtgezet in een volgende factuur of er wordt hiervoor een creditnota opgemaakt.
Krijg ik een fiscaal attest?
Antwoord: Ja, het fiscaal attest zal je op Kwandoo kunnen raadplegen en afdrukken. Op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.
Terugbetalingen door derden?
Antwoord: Sommige mutualiteiten en werkgevers betalen bepaalde activiteiten gedeeltelijk terug. Informeer hiervoor bij je mutualiteit of werkgever of het die mogelijkheid biedt. Wanneer je een opleiding volgt bij de VDAB kan het zijn dat de opvang in de kinderopvang tijdens deze momenten terugbetaald wordt. Informeer hiervoor bij de VDAB of dit bij jouw opleiding het geval is.